1 Pensez de façon positive
Ne commencez pas votre journée en pensant que vous allez être débordé.e ni même que vous ne serez pas débordé.e. En fait oubliez même l’existence de ce mot car votre cerveau ne fait pas la différence entre les deux phrases et mettra tout en oeuvre inconsciemment pour vous donner raison.
Au lieu de ça, pensez que vous avez du temps libre, que vous êtes organisé.e, que vous avez trop de temps. De nombreuses études en neurosciences ont montré que vos pensées influencent votre activité et même vos résultats. Projetez-vous déjà dans un monde ou votre agenda libère des plages horaires, où vous avez plus de temps libre, où tout est fait dans les temps… un bon état d’esprit est indispensable, croyez-moi !
2 Penser à long terme et anticiper
Plus facile à dire qu’à faire lorsque l’on a une montagne de travail à achever mais pourtant indispensable. Un exemple tout bête : les notes de frais ou la facturation.
Mieux vaut prendre 5 minutes par jour ou une demie heure par semaine à classer ses justificatifs, ses factures dans un classeur plutôt que deux heures à la fin du mois ou bien plus au delà.
Il y à de nombreuses choses qui peuvent être réalisées par anticipation et vous en faites déjà certaines : prévoir vos vacances, la prochaine rentrée, les anniversaires…
Anticiper permet de libérer sa charge mentale et donc d’être plus serein, de se laisser une marge de manoeuvre en cas de modifications à faire. Un exemple : mieux vaut changer quelques lignes sur une réponse à un appel d’offres que d’avoir à le faire entièrement à la dernière minute.
3 Utilisez une application de gestion des idées et des tâches
De nombreuses applications existent, certaines payantes, d’autres gratuites. Pour le choix, tout est une affaire de goût personnel. J’utilise Evernote que j’ai connecté à mon calendrier et Tasks qui est un module gratuit de Google Chrome très simple d’utilisation et redoutablement efficace. Ces outils fonctionnent un peu à la manière d’une liste de course où chaque idée ou tâche apparaît à la suite d’une autre, vous pouvez lui attribuer une durée, une catégorie, une échéance, l’affecter à quelqu’un d’autre, la taguer …
Organisez vos idées et vos tâches selon la méthode GTD dans cette application. La voici en schéma :
Astuce complémentaire :
Pensez à décomposer vos différentes tâches afin de réaliser des “micro victoires”. Par exemple pour réaliser une présentation powerpoint il faut : réunir les informations, les classer, penser à un plan, rédiger les différentes parties, illustrer les pages, ajouter des éléments dynamiques etc. Décomposer une tâche vous permettra de mesurer votre avancée et donc de prendre conscience du travail réalisé en ne vous décourageant pas.
Un voyage de mille lieues commence toujours par un premier pas ! (Lao Tseu)
4 Tenez vous à l’ordre du jour pour les réunions
C’est le mot clé : ordre du jour (ODJ). Trop souvent oublié, c’est pourtant un élément indispensable pour ne pas perdre de temps dans des réunions qui ne finissent jamais. Idéalement un ordre du jour contient la durée affectée à chaque point ainsi que les moments de prise de parole. Vous pouvez ajouter à la fin de l’ODJ une partie pour traiter un autre sujet mais veillez à ce que le traitement de celui-ci ne dépasse pas 5 minutes. Si ce sujet est amené à dépasser ce temps, il devra faire l’objet d’une autre réunion.
Autre point très important et lui aussi trop souvent oublié : une réunion se prépare. Venir sans être préparé est une perte de temps. La préparation permet de poser les bonnes questions, d’y apporter rapidement des réponses.
5 Réduisez la durée des réunions et ne sortez jamais de réunion sans une liste de tâches à faire.
Une réunion ne devrait JAMAIS dépasser 52 minutes !
Pourquoi 52 minutes ? Parce que c’est le temps qu’un adulte est capable de supporter en restant concentré. Ce temps est déjà bien long car 23% des adultes ne sont pas en mesure de dépasser 30 minutes sans être déconcentrés et se retrouvent alors à jouer sur leurs téléphones, écrire des emails ou même préparer leurs vacances ! (source : étude IFOP 2017)
6 Accordez-vous certaines plages horaires pour lire vos emails et y répondre et n’y dérogez pas
Qu’il s’agisse d’emails commerciaux, d’emails professionnels ou personnels, nous en recevons beaucoup chaque jour. La tentation est grande de lire l’email tout de suite pour y répondre ou pire le laisser de coté au risque de l’oublier plus tard.
Prévoyez des plages horaires pendant lesquelles vous ne ferez que consulter et répondre à vos emails. Au besoin créez un message en signature de vos emails ou bien en réponse automatique pour prévenir vos contacts et leur demander de vous appeler en cas d’urgence. Cette méthode devrait vous faire gagner plusieurs heures par mois sans aucune difficulté !
7 Eliminez les distractions
Une tâche s’exécute bien plus rapidement et de façon bien plus efficace si on y consacre toute son attention.
Dans la mesure du possible il vous faut éliminer les distractions visuelles et sonores. Vous pouvez utiliser un casque audio, tourner votre chaise pour vous positionner face au mur, mettre votre téléphone temporairement en mode avion…
Souvent la plus grande source de distraction est en nous même : notre cerveau pense à des tonnes de choses à la fois et cela nous distrait : les futures vacances, la prochaine réunion, acheter du pain, apprendre une nouvelle langue…
Un moyen efficace de se libérer de cette charge mentale est d’écrire les choses qui nous viennent à l’esprit et si ce sont des choses réalisables, de les planifier pour plus tard. Ce simple geste libèrera une grande partie de votre attention que vous pourrez ainsi consacrer à votre journée.
8 Faites des pauses
Les pauses ont plusieurs avantages. Tout d’abord elles permettent de ne pas se décourager en enchainant les tâches les unes après les autres, ce qui ne serait pas tenable sur le long terme. Elles permettent aussi à notre cerveau de se détendre et de se préparer pour la nouvelle tâche à venir.
Profitez en pour boire un peu d’eau, marcher un peu, détendre vos yeux si vous étiez sur l’ordinateur, manger quelque chose… Une pause de 3 à 5 minutes toutes les 30 minutes est idéale, ce qui équivaut à moins de 10 minutes par heure.
Cela peut paraitre beaucoup mais en respectant cela vous serez très efficace sur la durée car vous serez beaucoup moins sensible aux distractions externes.
9 Mettez en place des routines
Si comme moi vous avez des tâches similaires à réaliser chaque jour, la mise en place d’une routine permet de tenir sur la durée.
Je n’aime pas particulièrement la routine, mais elle à l’avantage de consommer moins d’énergie et donc d’être plus efficace et de gagner un peu de temps.
10 Soyez rigoureux
C’est sans doute le point le plus difficile à mettre en oeuvre et à jauger. Vous pensez que vous n’êtes pas fatigué.e et que vous pouvez sauter une pause ou deux afin de gagner 5 ou dix minutes ?
Grave erreur : en faisant cela, vous accumulez une charge mentale et pendant que vous travaillerez sur votre tâche, vous diminuerez votre capacité de concentration, augmenterez le risque d’erreurs, votre créativité… Mieux vaut faire plusieurs petites pauses que de perdre du temps à corriger des erreurs qui auraient pu facilement être évitées.
Pour aller plus loin : vous pouvez lire l’excellent livre de David Allen : the GTD method (GTD pour “getting things done” ou comment faire en sorte de réaliser ces projets), disponible également en français. Vous y trouverez d’excellents conseils sur la manière d’organiser les tâches à réaliser, à les classer, à éliminer les pensées parasites…
Cette méthode très très efficace nécessite au moins 6 mois pour être mise pleinement en place, autant vous le dire c’est une nouvelle façon de travailler et de s’organiser mais en l’appliquant vous serez en mesure de faire mieux bien plus de choses !